Nada se borra. Todo queda con autor y fecha.
Es «¿quién hizo esto?». Y hay que poder contestarla dos años después, delante de una junta directiva o de un auditor.
Un club, una asociación, un mercado, una entidad que rinde cuentas: ninguno compra una lista de funciones. Compran la capacidad de explicar un movimiento. Por qué ese socio quedó exonerado, quién perdonó esa deuda, por qué el recibo del puesto 412 dice un número distinto del que decía en marzo, quién autorizó pagar esa planilla.
En los sistemas que se llevan en Excel, esa pregunta no tiene respuesta: tiene versiones. En los sistemas que permiten borrar, tiene una respuesta que no se puede comprobar. En iGEA no se borra nada, y eso no es una función del producto: es la decisión de diseño de la que cuelgan todas las demás.
El documento queda marcado como anulado y sigue visible, con quién lo anuló, cuándo y por qué. No existe un botón que haga desaparecer un registro, tampoco para el administrador.
Cada corrección registra el valor anterior y el nuevo, con su autor y su fecha. No queda «se modificó»: queda qué decía antes.
Desde la bitácora se revierte el último cambio de un documento. Y la reversión también queda registrada: no hay forma de deshacer algo sin dejar rastro de que se deshizo.
Esa última parte es la que distingue una bitácora útil de un adorno. Un registro que solo dice «alguien cambió este campo» obliga a reconstruir el historial a mano. Uno que guarda el valor anterior permite volver atrás y seguir dejando constancia.
Los permisos se dan por módulo y separados por acción: ver, crear, modificar y anular son cuatro cosas distintas. Eso permite repartir una misma tarea entre tres personas.
| Persona | Ver | Registrar | Aprobar o anular |
|---|---|---|---|
| Quien consulta las deudas | ✓ | ✗ | ✗ |
| Quien registra los pagos | ✓ | ✓ | ✗ |
| Quien los aprueba | ✓ | ✗ | ✓ |
Y la validación ocurre en el servidor. La pantalla muestra «solo consulta» y apaga los botones, pero eso es cortesía para el usuario, no seguridad: el permiso se vuelve a verificar en cada operación, del lado del sistema. Lo mismo con la visibilidad. Cuando una persona solo puede ver lo suyo —sus solicitudes de unidad, sus servicios—, el filtro se aplica en el servidor y lo ajeno no llega a su dispositivo. Filtrar solo en la pantalla no sirve de nada: los datos viajan igual y cualquiera con curiosidad los lee.
El historial de permisos de cada usuario queda registrado, así que también se puede contestar quién le dio esa atribución y cuándo.
Un caso real lo obligó. Dos personas de la misma área contable: una debía poder únicamente consultar y la otra pagar. Como el área era idéntica para ambas, el área no servía para distinguirlas.
La solución fue mover el permiso al nivel donde la distinción existe: la pantalla. Hoy generar la planilla y pagarla son atribuciones separadas —el pago usa el mismo permiso que gobierna los pagos a proveedores—, de modo que quien calcula la planilla no puede desembolsarla. Es separación de funciones de manual de control interno, resuelta en el sistema y no en una circular que nadie cumple.
No se bloquea lo sensible: se permite con autorización registrada. Bloquear obliga a inventar atajos.
| Operación | Qué pide | Por qué |
|---|---|---|
| Cobrar un precio fuera del tarifario | Clave de Sistemas, Gerencia o Administración | Queda quién lo autorizó y por qué. El descuento deja de ser una decisión del mostrador. |
| Registrar una fecha muy atrasada | Autorización a partir de cierto plazo | Lo reciente es libre; lo viejo se autoriza; lo demasiado viejo está bloqueado. |
| Anular un cobro ya emitido | Usuario autorizador y el documento que lo respalda | La anulación queda con su sustento adjunto, no solo con un motivo escrito. |
| Cerrar las lecturas del mes | Usuario de Sistemas | Es el mismo que autoriza reabrir un período. Queda registrado quién lo corrió. |
| Vender a un cliente fuera de ruta | Permiso de la administración | El vendedor de campo no decide solo a quién visita fuera de su cartera. |
| Reabrir un período cerrado | Autorización, con registro | Impide que un balance presentado cambie después de presentado. |
En un período cerrado no entran correcciones ni anulaciones. Y un documento con comprobante vigente queda protegido: no se le cambian los importes ni las fechas, aunque sí se le pueden agregar consumos o cerrarlo.
Casi todos los sistemas guardan lo que salió bien. Guardar lo que no salió es lo que permite defender una decisión.
Cada foto se archiva con su fecha y con un nombre único, de modo que una nueva nunca pisa una anterior. El histórico queda completo, mes a mes.
En cada lectura. Cierra cualquier discusión sobre el consumo de un mes, con la imagen de ese mes.
Al salir y al volver. El kilometraje deja de ser lo que el chofer recuerda.
Fotografiado en el momento del gasto, no entregado suelto dos semanas después.
Con la ubicación y la distancia a la dirección del cliente: la visita que no ocurrió se nota.
A eso se suman el acta de infracción con foto levantada en el lugar, las fotos que el vigilante adjunta sobre un acceso concreto, y la ubicación adjunta en los registros de campo.
Es trazabilidad vista del otro lado. Cuando un documento, un precio o una cuenta no salen en una consulta, la pantalla explica la razón en vez de mostrar una lista vacía: qué filtro lo excluye, qué reserva ocupa esa habitación, hasta qué día sí se puede llegar, qué permiso falta. Una lista vacía obliga al operador a inventar una explicación, y esa explicación inventada es la que llega al cliente por teléfono. En iGEA cada bloqueo viene con su motivo y, cuando existe, con la alternativa.
La auditoría se consulta por módulo, no hay todavía una pantalla única que cruce todo el sistema. Cada módulo guarda su propio rastro y se revisa desde ahí: la bitácora de un documento de ventas en ventas, el historial de una reserva en el módulo de hospedaje, el log de cargos de un puesto en provisiones. La información está completa, pero responder «todo lo que hizo este usuario en marzo, en todos los módulos» hoy es una consulta que armamos nosotros, no un reporte que el cliente saca solo.
No. Anular es una baja lógica: el documento queda marcado como anulado, sigue visible en las consultas y conserva quién lo anuló, cuándo y por qué. No hay un botón que haga desaparecer un registro, ni para el administrador. Esa es la base de todo lo demás: si algo se pudiera borrar, ninguna bitácora serviría.
Sí. Cada corrección guarda el valor anterior, el valor nuevo, quién la hizo y cuándo. Y desde la bitácora se puede revertir el último cambio de un documento, con lo que vuelve al valor anterior; esa reversión también queda registrada. No hay forma de deshacer algo sin dejar rastro de que se deshizo.
Sí, y es el punto. Los permisos se dan por módulo y separados por acción: ver, crear, modificar y anular son cuatro cosas distintas. Así una persona consulta las deudas, otra registra los pagos y una tercera los aprueba. El historial de permisos de cada usuario también queda registrado, de modo que se puede saber quién le dio qué y cuándo.
No, y en iGEA no se hace así. La pantalla muestra «solo consulta» y apaga los botones, pero eso es cortesía para el usuario, no seguridad: el candado real está en el servidor, que vuelve a verificar el permiso en cada operación. Lo mismo con la visibilidad: cuando alguien solo puede ver lo suyo, el filtro se aplica en el servidor y la información de los demás no llega a su dispositivo. Filtrar únicamente en la pantalla no sirve de nada, porque los datos viajan igual y se pueden leer.
Sí, porque los permisos cuelgan del formulario y no solo del área. Un caso real lo obligó: dos personas de la misma área contable, donde una debía poder únicamente consultar y la otra pagar. Como el área era la misma para ambas, no servía para distinguirlas, y el permiso de pago se separó a nivel de la pantalla de pagos. Hoy el pago de la planilla usa el mismo permiso que gobierna los pagos a proveedores, de modo que generar la planilla y pagarla son atribuciones de personas distintas.
Quedan protegidos: en un período cerrado no entran correcciones ni anulaciones. Reabrirlo es una operación que pide autorización y queda registrada con el usuario que la concedió. Es lo que impide que un balance presentado cambie después de presentado.
Sí, y es una diferencia que importa. El control de acceso de socios, por ejemplo, guarda todo intento con su motivo de rechazo: se puede probar que un socio suspendido se presentó en la puerta, a qué hora y por qué garita. El papel no deja constancia de quien no pudo pasar. Lo mismo con los gastos observados, las lecturas trabadas por consumo imposible y las operaciones que se intentaron en un período cerrado.
No se sobrescribe. Cada foto se archiva con su fecha y con un nombre único, de modo que una nueva nunca pisa una anterior: el histórico queda completo. Es lo que cierra una discusión sobre la lectura de un medidor, el kilometraje de una unidad al salir o el estado en que se recibió un bien.
Dinos qué te están pidiendo demostrar y te mostramos de dónde sale ese dato en iGEA, con un caso tuyo. Todo esto viene en el plan de S/ 240 al mes, sin módulo de auditoría aparte.
Pedir una demostración con mi casoComparativas y criterios para decidir con datos, no con la presentación del vendedor.
Un solo plan de S/ 240 al mes con IGV incluido, o S/ 2,400 al año y te regalamos dos meses. Usuarios y sucursales ilimitados.