Pega un sticker y el bien ya tiene ficha. El inventario anual se hace caminando.
No porque falte un sistema. Porque el bien se mueve y el registro no.
Una computadora pasa de un ambiente a otro porque alguien la necesitaba. Un responsable cambia de puesto y nadie firma el relevo. Un equipo entra a reparación y no vuelve. La verificación física se hace una vez al año, con una planilla impresa que se recorre a pie y se transcribe semanas después, cuando ya nadie recuerda dónde estaba cada cosa.
El resultado es conocido: el cuadro de bienes dice una cosa y la oficina dice otra, y la diferencia solo aparece cuando llega una auditoría. iGEA Patrimonio ataca eso por el lado del bien, no por el lado del informe: cada bien lleva un sticker con código QR, y ese sticker es su ficha.
El mismo QR muestra una cosa al personal autorizado y otra a quien lo escanee de paso. Esa separación es deliberada.
| Dato del bien | Ficha con sesión | Ficha pública |
|---|---|---|
| Código patrimonial y descripción | ✓ Sí | ✓ Sí |
| Estado de conservación y situación | ✓ Sí | ✓ Sí |
| Sede y ambiente | ✓ Sí | ✓ Sí |
| Marca, modelo y serie | ✓ Sí | ✓ Sí |
| Responsable asignado | ✓ Sí | ✗ No |
| Costo del bien | ✓ Sí | ✗ No |
| Factura, orden de compra y proveedor | ✓ Sí | ✗ No |
| Últimos movimientos del bien | ✓ Sí | ✗ No |
| Última verificación física | ✓ Sí | ✗ No |
| Aviso si el bien está dado de baja | ✓ Sí, con su resolución | ✓ Sí, con pedido de reporte |
La ficha pública se abre con la cámara normal del teléfono, sin instalar nada y sin cuenta. Si el bien nunca fue verificado físicamente, la ficha con sesión lo dice en vez de dejar el campo en blanco.
Es la parte que más cambia el resultado, y la que ningún sistema de inventario suele tener.
Desde la ficha pública, una persona sin cuenta en el sistema puede avisar sobre ese bien. No hace falta que trabaje en Control Patrimonial, ni que sepa cómo se llama el módulo:
Escribe dónde está ahora, agrega el detalle, y deja su nombre y anexo si quiere. Si lo autoriza, se guarda también su ubicación aproximada. El reporte entra a una bandeja de incidencias en el escritorio, con su atención y su cierre.
El efecto es que el control patrimonial deja de depender de una campaña anual: cualquiera que pase delante de un equipo mal ubicado puede corregir el dato en diez segundos.
Se recorre el ambiente escaneando. Lo que antes era una planilla impresa y una transcripción, ahora cierra solo.
Un ambiente o toda la sede, con descripción libre: «Inventario anual 2026». La app dice cuántos bienes se esperan.
Cada lectura se registra al instante. El teléfono vibra al confirmar, para no tener que mirar la pantalla mientras se camina.
Calcula hallados, faltantes y en otro ambiente. Todo bien que debía estar y no se escaneó queda como faltante.
Todos desde el celular, con número de acta o papeleta, motivo y el GPS de dónde se hizo.
| Movimiento | Cuándo se usa |
|---|---|
| Traslado de ambiente | El bien cambia de oficina o de piso |
| Asignación a responsable | Una persona pasa a responder por el bien |
| Devolución a almacén | El bien deja de estar en uso |
| Envío a mantenimiento | El bien sale a reparación |
| Solo cambio de estado | El bien sigue donde está, pero su estado o situación cambió |
Operativo · Regular · Malo · Inoperativo · Chatarra-RAEE
En uso · En almacén · En reparación · Prestado · Extraviado
La app resuelve el trabajo de campo. El módulo del ERP resuelve el trabajo de oficina.
Trae las líneas pendientes de patrimonializar y explota las cantidades en bienes individuales. Diez monitores en una línea de factura se convierten en diez bienes con su código. No se tipea nada dos veces.
Sede → Dirección → Departamento u oficina → Ubicación, con sugerencias de lo ya cargado en esa sede. Hay una hoja de ubicación masiva que crea los ambientes por nombre.
Vista previa de los bienes a cargo, se inicia el relevo (los bienes pasan a situación «en relevo»), se cierra y pasan al responsable entrante. Si se anula, vuelven a su situación anterior. Los datos del acta salen listos para imprimir.
Plantilla de etiqueta con el QR, y marcado del bien como rotulado al imprimirla. Así se sabe en todo momento qué queda por etiquetar.
Filtros por columna que quedan guardados en la sesión, y edición en grilla para corregir muchos bienes de una pasada. También clasificación en lote por tipo de bien y área responsable, con vista previa antes de aplicar.
Carrito de bienes a dar de baja, con el número de resolución y el motivo. El bien no desaparece: queda visible como dado de baja, y si alguien lo escanea la ficha lo advierte.
Carga del cuadro de activos del sistema anterior como apertura, vida útil por clase de bien, depreciación del mes con su asiento y cuadre contra las compras. El control patrimonial y la contabilidad dejan de ser dos cuadros distintos.
Resumen del parque de bienes, distribución por sede del conjunto que estés filtrando, y la bandeja con todo lo reportado desde los QR públicos, con la atención de cada caso.
Preferimos decirlo antes de que lo descubras después de firmar.
Sin licencia por usuario, sin costo por sede y sin cobro por bien registrado.
Cuéntanos cuántas sedes y cuántos bienes manejas, y te mostramos la toma de inventario con un ambiente tuyo. Si iGEA no te sirve, te lo decimos.
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Es saber en todo momento qué bienes tiene una entidad, dónde está cada uno, en qué estado se encuentra y quién responde por él. Se descuadra porque los equipos se mueven de oficina sin que nadie lo registre, los responsables cambian de puesto y la verificación física se hace una vez al año con una planilla impresa que se transcribe después.
Una ficha reducida: el código patrimonial, la descripción, el estado, la situación, la sede, el ambiente, la marca, el modelo y la serie. Nunca el costo, la factura, el proveedor ni la orden de compra. Si el bien está dado de baja, aparece un aviso grande pidiendo que lo reporte si lo encuentra en uso.
Sí, y sin tener cuenta en el sistema. Desde la ficha pública cualquiera puede avisar que lo encontró en otro lugar, que está dañado o que ya no está donde debería, escribir dónde está ahora y dejar su nombre y anexo si quiere. El reporte entra a una bandeja de incidencias en el escritorio para que Control Patrimonial lo atienda.
Quedan registrados como faltantes al cerrar la toma. El cierre entrega tres cifras: hallados, faltantes y encontrados en otro ambiente, con el detalle de cada bien. No hay que cruzar nada a mano después.
Sí. Cada lectura se registra al instante contra el servidor, que es lo que permite detectar en el momento que un bien pertenece a otro ambiente o que figura dado de baja. En un sótano o un almacén sin cobertura la aplicación no puede trabajar.
No. Se instala desde el navegador en el celular o la tablet y las actualizaciones llegan solas. Para ver la ficha pública de un bien no hace falta instalar nada: basta la cámara normal del teléfono.
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