Veinte mil referencias, y que el vendedor encuentre la correcta.
Y el síntoma es siempre el mismo. El vendedor busca, encuentra la ficha con stock cero, y le dice al cliente que no hay. Las veinte unidades están ahí, en el otro código.
Pasa porque el mismo perno entró al sistema tres veces, en tres momentos y por tres personas distintas:
PERNO HEX 1/2 X 2 GALV
Perno hexagonal 1/2x2 galvanizado
PERNO HEX 1/2 X 2 GALV #2
Tres códigos, tres stocks, tres precios y tres historiales. Compras de nuevo porque el reporte de reposición mira una sola ficha. Y cuando preguntas cuánto vendiste de ese perno, el número está repartido y nadie lo suma. Un catálogo con duplicados no es desorden: es plata.
Compara una firma del nombre, y ahí está la diferencia.
| Qué hace con el nombre | Para que no se le escape |
|---|---|
| Quita las tildes y pasa todo a mayúsculas | Válvula y VALVULA son lo mismo |
| Quita la puntuación y deja un solo espacio | 1/2 X 2, 1/2x2 y 1/2 x 2 son lo mismo |
| Unifica las variantes de unidad | 1L, 1LT y 1 LTS cuentan igual |
Descarta los sufijos del tipo #2 |
Porque ese #2 lo puso alguien justamente para poder guardar el duplicado |
La última fila es la que más trabaja. Cuando un sistema impide guardar un nombre repetido pero compara el texto literal, lo que ocurre en la práctica es que el vendedor le agrega un #2 y lo guarda igual. El duplicado no se evitó: se disfrazó, y además quedó con una marca que delata que alguien forzó la puerta.
Hay un error que solo se descubre en el peor momento: cuando el cajero pasa el producto por el lector, delante del cliente, y no suena.
El sistema lo ataca antes. Al guardar un producto avisa si el código de barras tiene letras o espacios, o si tiene un largo que no corresponde a ningún símbolo estándar. Porque un código así se puede escribir, se puede guardar y parece correcto en la pantalla: lo único que no se puede es leerlo.
Y una lección que viene de un caso real: cuando el campo se dejaba vacío, el sistema antiguo escribía un número automático de diez dígitos. Parecía un código, pero no era un EAN: no se podía imprimir, ni escanear, ni cruzar con el código del proveedor. Eso ya no pasa, y la razón por la que lo contamos es que es exactamente el tipo de detalle que decide si un catálogo de veinte mil referencias funciona o es un adorno.
Cada producto tiene las tres cosas, así que el mismo artículo se vende por unidad o por caja sin duplicar la ficha ni partir el stock.
«¿Cuántos metros me quedan?» y «¿cuántos rollos me quedan?» son la misma existencia vista de dos maneras, y el sistema la muestra en las dos.
Qué otro producto sirve para lo mismo. Y el detalle que decide si sirve: al guardar una equivalencia se regenera el resumen que alimenta el buscador. Sin eso, el vendedor la ve en la ficha y no la encuentra al buscar.
Productos y precios en lote. Y los mismos controles corren en la importación: una carga masiva es la forma más rápida de meter mil duplicados de golpe en un catálogo limpio.
El código interno se puede generar desde la categoría, la subcategoría y la marca, de modo que el catálogo mantiene una lógica aunque lo carguen cinco personas distintas.
Un catálogo grande se tiene que reconstruir de vez en cuando para que las búsquedas sigan siendo rápidas. El problema es cómo.
La forma antigua borraba las tablas y las volvía a crear. Con cincuenta mil artículos y decenas de sedes, eso significaba minutos en los que una tienda no podía vender porque su catálogo no existía.
Ahora se construye en tablas nuevas y se activa con un solo cambio de nombre: ninguna sede se queda sin catálogo ni un instante, y mientras se reconstruye todos siguen viendo la versión anterior. Es la clase de decisión que no aparece en una demostración y que es la diferencia entre un sistema que aguanta tu crecimiento y uno que se vuelve lento cuando llegas a los diez mil productos.
El catálogo hay que limpiarlo una vez, y esa decisión es tuya. El detector encuentra los duplicados y los pone frente a frente, pero cuál de las tres fichas se queda, qué código sobrevive y a dónde se mueve el stock de las otras dos lo decide quien conoce el negocio, no el sistema. Es trabajo de unos días al implementar, lo hacemos contigo, y es la parte que de verdad cambia el resultado. Un sistema nuevo sobre un catálogo sucio reproduce el problema con mejor letra.
Sí, y es la razón principal por la que una ferretería nos llama. El sistema no compara los nombres tal como están escritos: arma una firma normalizada —sin tildes, en mayúsculas, sin puntuación y con un solo espacio— y además unifica las variantes de unidad, así que 1L, 1LT y 1 LTS cuentan como la misma cosa. También descarta los sufijos del tipo «#2» que alguien agregó justamente para poder guardar el duplicado.
Porque parte el stock, el precio y el historial en dos. El vendedor busca, encuentra la ficha que tiene stock cero y le dice al cliente que no hay, mientras las veinte unidades están en el otro código. Lo compras de nuevo porque el reporte de reposición mira una sola de las fichas. Y cuando quieres saber cuánto vendiste de ese artículo, el número está repartido y nadie lo suma. Un catálogo con duplicados no es un problema de orden: es plata.
El sistema avisa antes de guardarlo. Detecta los códigos con letras o espacios y los que tienen un largo que no corresponde a ningún símbolo estándar, porque esos no los va a poder leer un lector. Es un aviso concreto: un código inventado que parece válido se descubre recién cuando el cajero pasa el producto por el lector delante del cliente y no suena.
Sí. Cada producto tiene su unidad de medida, su presentación y el factor entre las dos, y con eso se vende de cualquiera de las dos formas sin crear dos fichas. El stock se puede consultar en unidades o en presentaciones, que es como de verdad se pregunta en el mostrador: «cuántos metros me quedan» y «cuántos rollos me quedan» son la misma existencia vista de dos maneras.
Sí, se cargan las equivalencias de cada producto. Y hay un detalle que decide si sirven o no: el buscador se alimenta de un resumen de esas equivalencias, y el sistema lo regenera cada vez que cambias una. Sin eso, el vendedor ve la equivalencia en la ficha del producto pero no la encuentra cuando busca, que es justo el momento en que la necesita.
Sí, productos y precios se cargan en lote desde Excel, y los mismos controles de duplicados y de códigos corren en la importación. Eso es importante: una carga masiva es la forma más rápida de meter mil duplicados de golpe en un catálogo limpio.
Sí, y está construido pensando en eso. Las vistas del catálogo se reconstruyen en tablas nuevas y se activan con un solo cambio de nombre, de manera que ninguna sede se queda sin catálogo mientras se reconstruye. Antes esa reconstrucción borraba y volvía a crear las tablas, y con cincuenta mil artículos y decenas de sedes eso dejaba tiendas sin poder vender por minutos.
Nada adicional. El plan es S/ 240 al mes con IGV, o S/ 2,400 al año, con las sedes, los usuarios y los productos que necesites. No cobramos por referencia del catálogo ni por almacén, que es donde otros sistemas cobran justamente a la ferretería por ser una ferretería.
Sin cobro por referencia, por almacén, por usuario ni por comprobante.
Mándanos tu lista de productos en Excel y te mostramos cuántos duplicados encuentra el detector antes de que decidas nada. Si iGEA no te sirve, te lo decimos.
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