Qué habitación está libre, quién está dentro, hasta cuándo y cuánto debe.
Falla a las tres de la mañana, cuando el que está en el mostrador no es el dueño, llega una pareja sin reserva y hay que decidir si la 204 se puede dar o no.
Ahí es donde el cuaderno y el Excel de habitaciones se rompen. Nadie sabe si la 204 tiene una reserva el jueves, así que se da por cinco noches y el jueves hay que mover a alguien. O se cobran cuatro días cuando eran tres noches, y la discusión con el huésped la termina perdiendo el hotel. O el huésped del 11 pregunta si esa noche ya la pagó y la respuesta tarda diez minutos de hojear recibos.
iGEA Hotel pone eso en una pantalla, en la computadora de recepción y en una tablet, sobre la misma información. Y como está dentro del ERP, lo que se cobra en recepción entra solo en la caja, en la cobranza, en la facturación electrónica y en la contabilidad, sin que nadie pase un dato a mano al día siguiente.
Sirve igual en un hostal de 10 cuartos que en un hotel de 600.
Libre, ocupada, en limpieza o en mantenimiento. Cada habitación muestra su número, su tipo, quién está dentro, hasta cuándo y cuánto debe. No hay que abrir nada para saberlo.
Las que salen hoy y las que están pasadas de fecha: el huésped debió irse y sigue dentro. Eso deja de descubrirse cuando llega el siguiente a pedir la habitación.
Si una habitación libre ya tiene una reserva más adelante, el tablero lo dice. Así nadie promete cinco noches cuando el jueves ya está tomada, que es el error que después obliga a mover a un huésped de cuarto.
Una fila por habitación y una columna por día, para ver la ocupación completa y encontrar los huecos: las dos noches sueltas que quedaron libres entre dos reservas.
Con buscador por número, por tipo o por nombre del huésped, y filtro por tipo de habitación que además dice cuántas hay de cada una.
El sistema habla siempre en noches, que es como se cobra de verdad, y lo deja escrito en pantalla para que no haya discusión en el mostrador. Entra el lunes, sale el jueves: tres noches. Parece obvio hasta que se lleva en un cuaderno y cada recepcionista cuenta como le parece.
Si ese huésped ya tiene una reserva viva, el sistema avisa antes de crear otra. Es el error más caro del mostrador: la cuenta queda partida en dos, el cliente recibe dos comprobantes sin relación entre sí, y al cerrar el mes nadie entiende cuánto consumió realmente.
Y cuando algo no se puede hacer, el sistema dice por qué y qué hacer en su lugar: qué reserva ocupa la habitación, hasta qué día sí se puede llegar, o si esa reserva es en realidad otra del mismo huésped. No hay bloqueos mudos que obliguen a llamar al administrador.
Porque el servicio de noche registra a las tres de la mañana una noche que empezó ayer.
| Cuánto atrás | Qué permite | Para qué caso |
|---|---|---|
| Hasta 7 días | Libre, sin autorización | El servicio de noche: la noche del 2 al 3 se registra el 3 de madrugada, cuando la fecha ya cambió. |
| Entre 7 y 60 días | Pide autorización | El huésped que casi vive en el hotel y viene a pagar sus veinte días de golpe. |
| Más de 60 días | Bloqueado | Ninguno. Así un año mal tecleado no entra ni con clave. |
El mismo criterio rige el precio fuera de tarifa: se puede, pide la clave de Sistemas, Gerencia o Administración, y queda registrado quién lo autorizó y por qué.
Sin crear otra reserva y sin romper la cuenta.
La pregunta del mostrador que ningún cuaderno contesta rápido.
La cuenta del huésped está armada noche por noche: cuál está pagada y cuál no, con su fecha y su importe. Debajo, el detalle completo de hospedaje, noches adicionales y consumos, cada uno con el comprobante que lo cobró, y los totales de cobrado, por cobrar y total.
Y el estado de cuenta de la estadía: todos los comprobantes, los abonos de cada uno, con qué se pagó, en qué caja y quién cobró. Eso es lo que convierte un reclamo de huésped en una consulta de treinta segundos.
Frigobar, lavandería y servicios, del catálogo de la sede con su precio y su stock.
Un servicio puntual que no existe como producto se carga igual, sin tener que crearlo en el catálogo.
La salida tardía se cobra como consumo y no mueve la fecha de salida, así la habitación no queda bloqueada un día entero.
El huésped que paga tres cuartos recibe uno, y decide cómo se lee.
| Forma | Cómo sale en el comprobante | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Detallada | Una línea por habitación, con su importe | La empresa que paga el viaje de su equipo y necesita ver el desglose. |
| Resumida | Una sola línea: «Servicio de alojamiento», con el total | El cliente que quiere una factura limpia, sin el detalle de quién durmió dónde. |
| Sin tipo de habitación | Se oculta el tipo (simple, doble, matrimonial) | Cuando el cliente pide expresamente que no figure. |
Boleta, factura o nota de venta, válidas ante SUNAT y emitidas desde la misma pantalla. La factura exige RUC y, si el huésped no lo tiene cargado, se registra en el momento sin salir del módulo. El documento vence el día que el huésped se va, no el mismo día, así que no aparece en mora desde el primer minuto.
Efectivo, tarjeta, transferencia, Yape y Plin, con pago dividido: parte en Yape y el resto en efectivo, cada parte a la cuenta que le corresponde. El sistema no deja asentar un Yape en la caja de efectivo, porque eso descuadra el arqueo por los dos lados.
Se guarda el número del Yape, del Plin o del voucher, para poder cruzar después con el banco. Y el vuelto se calcula a partir de lo que el cliente entregó.
Lo cobrado en efectivo, lo cobrado por cada medio y lo que debería haber en el cajón, en todo momento. Al cerrar se escribe lo contado y el sistema dice si cuadra, sobra o falta. Con cierre ciego opcional: el cajero declara lo que contó sin ver antes lo que el sistema esperaba.
Si recepción abrió caja en el punto de venta, en la tablet del hotel aparece abierta: el mismo cajón y el mismo arqueo. Y se puede vender a quien no está alojado —un snack, una bebida— o cargárselo a la habitación si sí lo está.
El argumento que importa cuando el hotel tiene dueño ausente y personal rotativo.
En la tablet, además, hay PIN para bloquear la pantalla cuando queda sola en el mostrador: desbloquea la sesión de esa persona, no sirve para entrar como otra. Y dos sedes a la vez en el mismo equipo —recepción en una pestaña y garita en otra— sin que las ventas se crucen. Es una de las 12 apps de iGEA: se instala desde el navegador y se actualiza sola.
No se conecta con Booking, Expedia ni con un channel manager. Las reservas se registran en recepción o desde la tablet, y el módulo no sincroniza disponibilidad con las agencias en línea. Si tu hotel vende la mayor parte de sus noches por esos canales, conviene plantearlo en la primera reunión: preferimos decírtelo antes que descubrirlo en la implementación.
No. El sistema habla siempre en noches, que es como se cobra de verdad en un hotel, y lo deja escrito en pantalla. Un huésped que entra el lunes y sale el jueves paga tres noches, no cuatro días. Esa frase en pantalla evita la discusión más frecuente del mostrador.
No puede ocurrir: en el calendario los días ya tomados salen marcados y no se pueden elegir. Si el rango que se intenta choca con una reserva existente, el sistema no da un error mudo: dice quién tiene esa habitación, desde cuándo y hasta qué día sí se puede llegar, para que recepción resuelva con el cliente delante.
Hasta siete días atrás, libremente: es el servicio de noche, donde la noche del 2 al 3 se registra el 3 de madrugada cuando la fecha ya cambió. Entre siete y sesenta días atrás se puede, pero pide autorización, para el huésped que casi vive en el hotel y viene a pagar sus veinte días de golpe. Más atrás está bloqueado, así que un año mal tecleado no entra ni con clave.
No, recibe uno solo, y se elige cómo se lee: detallado, con una línea por habitación, o resumido, con una sola línea de servicio de alojamiento y el total. Además se puede ocultar el tipo de habitación en el comprobante si el cliente no quiere que aparezca.
Se adicionan días sin crear otra reserva. Cada ampliación queda como un tramo aparte, con sus fechas y su precio, y las noches adicionales pueden tener un precio distinto de las primeras. Si ya se le había hecho el check-out y la persona se quedó, la reserva se reabre en vez de abrir una nueva.
Es la misma. Si recepción abrió caja en el punto de venta, en la tablet del hotel aparece abierta: el mismo cajón y el mismo arqueo. Y el sistema no deja asentar un Yape en la caja de efectivo, porque eso descuadra el arqueo por los dos lados.
El precio sale solo según la lista que tenga asignada el cliente, sea pública, corporativa o de convenio. Cobrar un precio distinto al del tarifario pide la clave de Sistemas, Gerencia o Administración, y queda registrado quién lo autorizó y por qué. No es un campo libre que cualquiera edite en el mostrador.
Hoy no. Las reservas se registran en recepción o desde la tablet, y el módulo no sincroniza disponibilidad con las agencias en línea. Si tu hotel vende la mayor parte de sus noches por esos canales, conviene decirlo en la primera reunión para evaluar si iGEA te sirve como está.
Sin licencia por usuario, sin costo por habitación y sin cobro por comprobante emitido.
Dinos cuántas habitaciones y cuántos tipos manejas, y te mostramos el tablero cargado con tu propio hotel. Si iGEA no te sirve, te lo decimos.
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