Saber cuánto hay en cada caja sin ir a la tienda.
Con una tienda, el dueño está en la caja. Con tres, no puede estar en ninguna, y ahí empieza la cuenta que nadie lleva.
No es un robo: es un vuelto que se dio mal, un «ya lo repongo» que no se repuso, un Yape que entró y se anotó como efectivo, un cierre que nadie revisó porque el cajero se fue a las once. Cada uno son monedas. Al mes son cientos de soles, y al año es el margen de una de las tiendas.
iGEA no ataca eso con un reporte al final del mes. Lo ataca en el turno: el arqueo está en vivo, cada medio de pago entra donde corresponde, y los permisos están repartidos según lo que cada acción permite esconder.
Esta tabla es la decisión de diseño más importante del módulo, y casi nadie la toma bien.
| Acción | Quién puede | Por qué ahí |
|---|---|---|
| Poner un comentario | Cualquiera | Un comentario no mueve dinero ni stock. |
| Reabrir la caja para seguir vendiendo | El propio cajero | Cerrar por error no puede dejar la tienda sin cobrar hasta que aparezca un jefe. |
| Cobrar, anular y hacer notas de crédito | Quien tenga ese permiso | Van juntos a propósito: anular vive en la misma pantalla que cobrar. |
| Reescribir el monto de un cierre ya firmado | Solo las áreas de mando | Ahí es donde de verdad se puede tapar un faltante. |
Fíjate en la diferencia entre la segunda fila y la cuarta, porque es donde la mayoría de los sistemas se equivocan: ponen el candado en reabrir la caja, que es operación de mostrador y no mueve un sol, y dejan abierto el reescribir un arqueo firmado, que es contabilidad y es exactamente el sitio por donde desaparece un faltante. En iGEA está al revés, y es al revés porque un cliente lo pidió después de vivirlo.
Lo cobrado en efectivo, lo cobrado por cada otro medio y lo que debería estar en el cajón en este momento. No hay que esperar al cierre para ver que algo va mal.
El cajero cuenta y declara sin ver lo esperado. Importa porque cuando ve primero la cifra, el conteo tiende a parecerse a ella. Así el descuadre aparece cuando existe.
Una caja abierta ayer en la tarde y cerrada hoy de madrugada no se ofrece para reabrir: toca abrir la de hoy. La mayoría de los sistemas razona por día de calendario y ahí se rompe.
El cajero imprime su arqueo desde la misma tablet, y puede volver a imprimir uno anterior sin pedirle a nadie que entre al sistema de escritorio.
Y el monto de apertura se le sugiere a partir de su último turno, así que nadie tiene que recordarlo ni buscarlo en un cuaderno.
Efectivo, tarjeta, transferencia, Yape y Plin, y si hace falta repartido entre varios en un mismo cobro. Lo importante es lo que el sistema no deja hacer: no permite asentar un Yape en la caja de efectivo.
Parece una formalidad y es el descuadre más común de una tienda: cuando el Yape se anota como efectivo, sobra en el cajón lo que no está y falta en el banco lo que sí llegó, y el arqueo miente por los dos lados a la vez. Por eso se guarda también el número de operación del Yape, del Plin o del voucher: es lo que permite cruzar la caja con el extracto sin adivinar. El vuelto, en cambio, lo calcula el sistema sobre lo que el cliente entregó.
En un mostrador con cola, el peor error no es el error: es el mensaje que no dice nada. Hay una regla escrita en el propio código del punto de venta: que un fallo nunca sea un error mudo. Un mensaje técnico que la tablet no puede interpretar deja al cajero viendo «error de conexión» y a quien tiene que arreglarlo sin un punto de partida. Todo fallo devuelve algo legible.
En la misma línea: el punto de venta comprueba qué hay disponible antes de usarlo, de modo que una tienda que todavía no recibió una actualización sigue abriendo y cerrando sus cajas con normalidad en vez de quedarse parada. Son decisiones que no se ven en una demostración y se notan el primer sábado con la tienda llena.
Dos condiciones, dichas antes de la implementación.
No. Reabrir la caja para seguir vendiendo lo hace el propio cajero, y es una decisión deliberada: cerrar por error no puede dejar la tienda sin cobrar hasta que aparezca un jefe. Lo que sí está reservado a las áreas de mando es otra cosa distinta: reescribir el monto de un cierre que ya quedó firmado. Ahí es donde de verdad se puede tapar un faltante, y por eso ahí está el candado.
El arqueo está en vivo y lo puedes ver desde el celular: lo cobrado en efectivo, lo cobrado por cada medio de pago y cuánto debería haber en cada cajón en este momento. Cada tienda tiene su propia caja y su propia serie de comprobantes, así que los números no se mezclan. No hay que esperar al cierre del día para saber que algo va mal.
Es una opción: el cajero cuenta el efectivo y declara lo que contó sin ver antes la cifra que el sistema esperaba. Sirve porque cuando el cajero ve primero lo esperado, el conteo tiende a parecerse a esa cifra. Con el cierre ciego el descuadre aparece cuando existe, no cuando alguien decide reportarlo.
No, y el sistema no lo permite. Cada medio de pago entra en la cuenta que le corresponde, porque mezclar un Yape con el efectivo descuadra el arqueo por los dos lados: sobra en el cajón lo que no está y falta en el banco lo que sí llegó. Además se guarda el número de operación del Yape, del Plin o del voucher, para poder cruzarlo después con el extracto.
Está contemplado. Una caja que se abrió ayer en la tarde y se cerró hoy de madrugada no se ofrece para reabrir: lo que corresponde es abrir la de hoy. Es la diferencia entre un sistema pensado para una tienda que atiende hasta tarde y uno que razona por día de calendario.
No. Quitar el permiso de cobranza lo quita para todo ese bloque: cobrar, anular y emitir notas de crédito. Es a propósito, porque anular vive en la misma pantalla que cobrar, y dejarla abierta sería una puerta lateral al mismo sitio que se acaba de cerrar. Y el criterio general es que sin permiso asignado no hay acceso: no se hereda nada por defecto.
Sí. Los productos con fecha de vencimiento se manejan por lote, y al vender el sistema reparte la cantidad entre los lotes empezando por el que vence antes, sin que el cajero elija nada. Hay además un tablero de lo que vence dentro de los días que configures. Importa una condición: la fecha tiene que cargarse cuando la mercadería entra; si entra sin fecha, no hay con qué ordenar la salida.
Nada adicional. El plan es S/ 240 al mes con IGV, o S/ 2,400 al año, y cubre las tiendas, las cajas y los usuarios que necesites. Si abres la cuarta tienda el mes que viene, la factura es la misma. No cobramos por local, por caja, por usuario ni por comprobante emitido.
Sin cobro por local, por caja, por usuario ni por comprobante.
Dinos cuántas tiendas y cuántos turnos manejas, y te mostramos el arqueo en vivo con tus propias cajas de prueba. Si iGEA no te sirve, te lo decimos.
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